Panduan Praktis: Apa, Berapa Banyak, dan Kapan Harus Menyerahkan Karya?

Ditulis pada 17 Oct 2025 11:54 | 551

1. Jenis Karya yang Wajib Diserahkan

Tidak semua cetakan wajib diserahkan. Fokus utamanya adalah setiap karya intelektual dan/atau artistik yang diterbitkan atau direkam dan diperuntukkan bagi umum. Karya yang wajib diserahkan harus mengandung nilai sejarah, budaya, pendidikan, dan ilmu pengetahuan dan teknologi.

A. Karya Cetak (Printed Works)

Karya Cetak yang wajib diserahkan Penerbit berada dalam bentuk fisik cetak meliputi:

• Buku (Monograf): Mencakup buku fiksi, nonfiksi, karya ilmiah, dan laporan penelitian. Pengecualian berlaku untuk karya akhir mahasiswa (tugas akhir, skripsi, tesis, dan disertasi) karena tidak diperuntukkan bagi umum.
• Media Cetak Terbitan Berkala: Mencakup majalah, surat kabar, tabloid, jurnal, buletin, dan laporan statistik dengan periode terbit tertentu.
• Bahan Kartografi: Meliputi peta dan atlas, termasuk bola peta bumi (globe).

B. Karya Rekam (Recorded Works)

Karya Rekam adalah setiap karya yang direkam, baik audio maupun visual dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya yang diperuntukkan bagi umum. Karya Rekam dibagi menjadi dua kategori utama:

1. Karya Rekam Analog (Media Fisik): Karya yang menggunakan media berbentuk fisik yang dapat diraba, dilihat, didengar, dan ditampilkan dengan perangkat tertentu selain dengan perangkat komputer.
• Rekaman Suara Analog: Piringan hitam, kaset audio, open reel, digital audio tape, dan compact disc (CD).
• Rekaman Video Analog: Kaset video, laser disc, digital video disc (DVD), video compact disc (VCD), dan Blu-ray disc, mikrofilm, dan mikrofis.
2. Karya Rekam Digital (File Elektronik): Karya yang dapat dilihat, didengar, dan ditampilkan melalui komputer atau alat baca digital lainnya.
• Buku elektronik (E-book).
• Media terbitan berkala elektronik (E-journal, surat kabar elektronik, majalah elektronik).
• Bahan kartografi elektronik (Peta digital, atlas elektronik).
• Musik digital dan film digital.
• Bentuk lain yang sesuai dengan perkembangan teknologi.

Catatan Pengecualian: Brosur iklan, undangan, formulir kosong, dan dokumen internal kantor tidak wajib diserahkan karena, secara konseptual, Karya Cetak dan Karya Rekam yang wajib diserahkan adalah yang diperuntukkan bagi umum dan bernilai intelektual/artistik. Karya akhir mahasiswa (skripsi, tesis, disertasi) juga dikecualikan.

 

2. Rumus Jumlah dan Tujuan: "The Rule of 2+1"

Berapa eksemplar yang harus dikirim? Aturannya berbeda antara Karya Cetak dan Karya Rekam. Kewajiban penyerahan ini berlaku bagi Penerbit/Produsen Karya Rekam, lembaga negara, kementerian, lembaga pemerintah nonkementerian, perguruan tinggi, pemerintah daerah, dan dewan perwakilan rakyat daerah.

Untuk Karya Cetak:

Anda wajib menyerahkan total 3 eksemplar dari setiap judul Karya Cetak:

1. 2 (Dua) Eksemplar dikirim ke Perpustakaan Nasional RI (di Jakarta).
2. 1 (Satu) Eksemplar dikirim ke Perpustakaan Provinsi di wilayah domisili Penerbit Anda.

Untuk Karya Rekam (Analog dan Digital):

Anda wajib menyerahkan total 2 salinan dari setiap judul Karya Rekam:

1. 1 (Satu) Salinan ke Perpustakaan Nasional RI.
2. 1 (Satu) Salinan ke Perpustakaan Provinsi domisili. Catatan: Kewajiban menyerahkan Karya Rekam ini berlaku bagi karya yang berisi nilai sejarah, budaya, pendidikan, dan ilmu pengetahuan dan teknologi.

3. Tenggat Waktu (Deadlines)

Jangan sampai terlambat. Kepatuhan waktu sangat penting untuk proses pengatalogan yang cepat.

• Karya Cetak: Penyerahan dilakukan paling lambat 3 (tiga) bulan setelah Karya Cetak diterbitkan (diumumkan atau dipasarkan kepada masyarakat).
• Karya Rekam: Penyerahan dilakukan paling lambat 1 (satu) tahun setelah Karya Rekam dipublikasikan (diluncurkan atau dipasarkan kepada masyarakat).

Tips: Sebaiknya kirimkan segera setelah proses produksi selesai agar tidak menumpuk dan menghindari potensi sanksi administratif jika melebihi batas waktu.

4. Cara Pengiriman

Anda harus membedakan metode serah simpan berdasarkan bentuk karyanya.

A. Karya Cetak dan Karya Rekam Analog (Fisik)

Untuk karya fisik (buku cetak, majalah, CD, DVD, kaset), Anda dapat memilih dua metode penyerahan:

1. Penyerahan Langsung: Diantar ke ruang unit kerja Direktorat Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan, Perpustakaan Nasional atau Perpustakaan Provinsi setempat.
2. Pengiriman: Mengirimkan paket melalui pos atau jasa perusahaan pengiriman barang terpercaya.

B. Karya Rekam Digital (File Elektronik)

Penyerahan Karya Rekam Digital (seperti E-book, E-journal, atau film digital) hanya dapat dilakukan melalui penyerahan langsung secara elektronik:

1. Unggah Mandiri (Self-upload): Mengunggah sendiri file digital ke dalam Sistem Penghimpunan Karya Rekam Digital pada Perpustakaan Nasional.
2. Interoperabilitas: Melalui kerja sama sistem antara sistem Penerbit/Produsen Karya Rekam dengan sistem Perpustakaan Nasional.

Setelah diverifikasi atau divalidasi, Perpustakaan Nasional dan/atau Perpustakaan Provinsi akan memberikan Bukti Penerimaan Koleksi Serah Simpan resmi (Deposit Receipt). Bukti ini disampaikan melalui surat elektronik dan/atau surat tercetak, paling lama 1 (satu) hari setelah proses verifikasi atau validasi selesai dilakukan.

 

Pustakawan Menjawab (FAQ)

Q: Saya menerbitkan buku yang sama tapi ada edisi revisi (perbaikan). Apakah harus diserahkan lagi? A: Ya, wajib. Kewajiban serah simpan mencakup setiap judul Karya Cetak, termasuk edisi revisi. Hal ini penting untuk menjaga kelengkapan catatan sejarah perubahan fisik maupun perubahan isi Karya Cetak tersebut.

Q: Jika saya menerbitkan buku fisik (cetak) dan E-book (digital) untuk judul yang sama, apakah saya harus menyerahkan keduanya? A: Betul. Anda wajib menyerahkan keduanya. Penyerahan Karya Cetak dan Karya Rekam (Karya Cetak Digital/E-book) mencakup alih bentuk/media. Karena Karya Cetak dan Karya Rekam memiliki kewajiban jumlah yang berbeda, Anda wajib menyerahkan versi cetaknya (2 eksemplar ke Perpustakaan Nasional dan 1 eksemplar ke Perpustakaan Provinsi) dan versi digitalnya (1 salinan dari setiap judul Karya Rekam ke Perpustakaan Nasional dan 1 salinan ke Perpustakaan Provinsi).

Q: Berapa lama saya harus menunggu surat tanda terima (Bukti Serah Simpan)? A: Kami bekerja cepat. Perpustakaan Nasional atau Perpustakaan Provinsi memberikan Bukti Penerimaan Koleksi Serah Simpan setelah dilakukan verifikasi atau validasi. Bukti ini disampaikan melalui surat elektronik dan/atau surat tercetak paling lama 1 (satu) hari setelah proses verifikasi (untuk karya fisik) atau validasi (untuk karya digital) selesai dilakukan.

Q: Apakah ada kriteria kualitas fisik buku yang bisa ditolak oleh Perpusnas? A: Ada. Kami melakukan verifikasi (untuk Karya Cetak dan Karya Rekam Analog) berdasarkan kriteria kualitas Karya Cetak. Karya Cetak dapat ditolak atau dikembalikan jika kualitasnya tidak memenuhi kriteria, yang meliputi:

• Kualitas kertas tidak dalam kondisi rusak dan berjamur.
• Kualitas hasil cetakan jelas dan bukan hasil fotokopi.
• Kelengkapan isi tulisan, halaman, maupun jilid tidak acak, terbalik, atau hilang.
• Kesesuaian antara informasi pada sampul atau halaman judul dengan isi tulisan.

Pastikan Karya Cetak yang diserahkan adalah salinan terbaik (best copy) dan sesuai dengan yang dipublikasikan.